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Automatisierung

## Welche Aufgaben sollte ich zuerst automatisieren?

Stand: 29.09.2026 · SBayer · 1 Min. Lesezeit

**Ihr Vorteil:**  Jede Woche Stunden zurück, ohne neue Software lernen zu müssen.

Kurzantwort

Fangen Sie mit Aufgaben an, die **oft vorkommen, immer gleich ablaufen und heute manuell erledigt werden** : Angebote, Terminbestätigungen, Rechnungen, Ablage von Dokumenten. Dort sparen Sie sofort Zeit, und Fehler durch doppeltes Eintippen fallen weg. Seltene Sonderfälle werden vorerst weiterhin manuell bearbeitet.

Ein guter erster Kandidat erfüllt drei Bedingungen: Er kommt mehrmals pro Woche vor, die Schritte sind jedes Mal gleich, und die Daten liegen schon irgendwo digital vor. Typisch sind Anfragen aus dem Kontaktformular, die jemand ins CRM überträgt, oder Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach, die von Hand in die Buchhaltung wandern.

Ein Rechenbeispiel: Ein Handwerksbetrieb schreibt 10 Angebote pro Woche, jedes kostet 15 Minuten Abtippen und Formatieren. Das sind 2,5 Stunden pro Woche. Wird die Anfrage automatisch zum fertigen Angebotsentwurf, prüfen Sie nur noch und schicken ab.

In einer Kanzlei sind es oft Fristen und Mandantenpost, in einer Praxis Terminerinnerungen und Formulare. Im Erstgespräch gehen wir Ihre Woche durch und suchen die zwei, drei Abläufe, die Ihnen heute regelmäßig Zeit nehmen.

Wichtig: Sie arbeiten weiter in Ihren gewohnten Programmen. Die Automatisierung läuft im Hintergrund und verbindet, was bisher getrennt war. Sie müssen kein neues Werkzeug lernen.

### Auf einen Blick

| Aufgabe | Heute | Danach |
| --- | --- | --- |
| Angebot schreiben | 15 Min. von Hand | Entwurf liegt bereit |
| Terminbestätigung | Anruf oder E-Mail | geht automatisch raus |
| Rechnung ablegen | herunterladen, umbenennen | landet im richtigen Ordner |
| Anfrage ins CRM | abtippen | wird direkt übernommen |

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